Kebijakan Teknologi Informasi (IT Policy)

Disusun oleh : Dewi Khansa Salsabila, Winda Shawitri, Yuniar Trias Fatimah, Dana Aprillia, Helda  
IT Policy adalah kebijakan yang mengatur perilaku user terhadap penggunaan fasilitas dan layanan informasi seperti penggunaan internet, website, email, wireless, software dan hardware. Kebijakan yang diterapkan di masing-masing institusi berbeda-beda tergantung dari fasilitas dan kondisi infrastruktur dari masing-masing institusi.  IT Policy di perlukan agar fasilitas serta layanan IT dapat digunakan sesuai dengan yang ketentukan dan tidak melanggar kebijakan yang ada.

PT Arpeni Pratama Ocean Line Tbk mengeluarkan IT policy pada tanggal 01 Oktober 2013 ke seluruh karyawan mengenai kebijakan teknologi informasi. Adapun kebijakan-kebijakan yang di atur sebagai berikut:

No: IT_01

Nama kebijakan: Email dan Instant Messaging

Objektif: Memberikan pedoman penggunaan Email dan Instant Messaging di tempat kerja untuk keperluan atau kepentingan perusahaan.

Berlaku untuk: Seluruh Karyawan

Panduan utama: Perusahaan menerapkan kebijakan ini untuk mengatur penggunaan pesan elektronik system yaitu email dan instant messaging.

Email dan instant messaging adalah sarana penting dan sensitive terkait bisnis perusahaan. Kebijakan ini mengatur dan memberikan panduan atau standarisasi terhadap seluruh pengiriman dan penerimaan pesan elektronik dengan memanfaatkan sarana yang disediakan oleh perusahaan.

Ketentuan umum:

·         Perusahaan menyediakan sarana electronics messaging untuk mendukung efektifitas kerja karyawan dan tentunya akan meningkatkan produktivitas perusahaan.

·         Semua pesan elektronik yang dibuat dan dikirimkan harus sesuai dengan kebijakan perusahaan.

·         Perusahaan melarang diskriminasi terhadap usia, ras, gender, orientasi seksual, agama atau politik dalam penggunaan sarana pesan elektronik.

·         Perusahaan melarang penggunaan pesan elektronik untuk kegiatan politik, kegiatan ilegal atau kriminal, mengandung isi pornografi, pesan/lampiran illegal, hal tidak senonoh, memfitnah atau menghina.

·         Sarana pesan elektronik perusahaan tidak boleh digunakan untuk promosi atau publikasi seseorang, pandangan politik atau agama, pengoperasian bisnis atau apapun kegiatan untuk kepentingan pribadi.

·         Tidak diperkenankan menggunakan email perusahaan untuk diikutsertakan dalam mailing list atau kegiatan sosial networking

·         Setiap karyawan yang berhak akan mendapatkan alamat email yang akan digunakan untuk pengiriman dan penerimaan email hanya untuk kepentingan perusahaan. Pemberian hak akses email harus mendapat persetujuan kepala departemen terkait.

·         Penggunaan tools email dan instant messaging akan ditentukan oleh Departemen IT

·         Setiap karyawan yang menemukan pelanggaran kebijakan ini harus segera menginformasikan ke manager atau Departemen HRD

·         Setiap karyawan yang melanggar kebijakan ini di kenakan tindakan indispliner termasuk tindakan penghentian hubungan kerja (dengan tetap mengacu pada UU/PP yang berlaku)

·         Jika ada pengakhiran hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan maka perusahaan akan menutup email karyawan dan penutupan akses terhadap seluruh sarana pesan elektronik. Termasuk hak akses, hak melakukan download, mencetak, mengambil pesan yang tersimpan dalam system terhitung sejak tanggal terminasi hubungan kerja di tetapkan.

Kepemilikan:

·         Email dan instant messaging adalah sepenuhnya milik perusahaan. Seluruh sarana email dan instant messaging yang digunakan termasuk semua pesan yang di simpan, dibuat, dikirimkan atau di terima oleh karyawan atau non karyawan adalah milik perusahaan dan bukan milik pribadi karyawan

·         Perusahaan berhak untuk melakukan blocking, monitor, mengkaji dan mengungkapkan setiap atau semua pesan yang di kirimkan atau diterima. Jika diperlukan dan sesuai persetujuan atasan atau pihak yang berwenang(direktur, manager audit) audit pesan elektronik dapat dilakukan.

Kerahasiaan:

·         Karyawan dilarang mengirim pesan elektronik yang tidak sah, mengungkapkan rahasia perusahaan atau informasi perusahaan yang bersifat rahasia

·         Penyalinan dan distribusi terhadap materi yang dilindungi hak cipta adalah tindakan yang dilarang

·         Dilarang mendowload atau menyalin file data dari external system dan internet kecuali setelah memperoleh izin dari Manager bersangkutan dan manager IT

Keamanan:

·         Perusahaan menyediakan software antivirus sebagai sarana pemeriksaan terhadap sarana pesan elektronik(email). Karywan dialarang mendisable/menonaktifkan software antivirus tersebut.

·         Meskipun perusahan telah menyediakan software antivirus, karyawan tetap diharuskan berhati-hati terhadap adanya penyebaran virus, worm atau sejenisnya terutama jika menerima pesan yang tidak di kenal pengirimannya, tidak jelas isi pesan email dan lampiran yang mencurigakan.

Penggunaan yang tidak diperkenankan:

·         Mengedarkan data perusahaan kepada pihak luar tanpa ijin

·         Tidak diijinkan me ‘reply’, mem’forward’ email berantai(chain letters) dan email berkategori hoax

·         Pesan elektronik yang digunakan untuk mengirim pesan yang berisi pornografi, seksual, rasis, suku, agama, promosi bisnis pribadi, pelecehan atau menyinggung materi.

Ketentuan mailbox email:

·         Karyawan akan menerima satu alamat email sesuai persetujuan atasan(manager) dan HRD

·         Username email akan mengikuti akun active directory server dan penamaan akan mengikuti policy yang sudah ditentukan.

·         Kuota email adalah 1 GB per mailbox.

·         Untuk menghindari over kuota perlu dilakukan archiving secara rutin. Maintenance perlu dilakukan oleh setiap karyawan untuk memastikan tidak over kuota yng berakibat tidak dapat menerima email.

·         Akses email dikantor adalah menggunakan ‘Exchange’ service dan ‘webmail’ atau ‘Outlook Anywhere’ jika diluar kantor atau jika menggunakan perangkat mobile. Tidak bisa menggunakan 1MAP atau POP3 sevice.

·         Maksimum pengiriman dan penerimaan lampiran email adalah 10 MB

·         Ada shared Email (shared mailbox) perdepartemen dan tetap harus dimaintain untuk menghindari over kuota.

·         Kuota shared email(shared mailbox) adalah 5GB

·         Kehilangan data email akibat kelalaian karyawan menjadi tanggung jawab karyawan yang bersangkutan.

Ketentuan instant messaging:

·         Diberikan jika memang sangat dibutuhkan untuk alasan pekerjaan dan username akan mengikuti policy yang sudah ditentukan.

·         Karyawan akan menerima satu username sesuai persetujuan atasan(manager) dan HRD.

No: IT_02

Nama Kebijakan: Penggunaan Internet

Objektif: Memberikan pedoman akses dan pemanfaatan internet melalui jaringan perusahaan.

Berlaku untuk: Semua karyawan yang di izinkan atau berhak untuk mengakses layanan internet perusahaan

Panduan utama: Layanan internet diberikan kepada karyawan atas persetujuan manager karyawan yang bersangkutan untuk meningkatkan kualitas pekerjaan karyawan tersebut. Internet adalah sarana yang bermanfaat dalam menunjang aktivitas bisnis perusahaan tetapi sekaligus memiliki implikasi terhadap keamanan perusahaan. Untuk alasan itu maka karyawan yang telah diberi hak akses internet wajib menjamin penggunaan internet tersebut hanya untuk kepentingan perusahaan.

Ketentuan umum:

·         Pemberian hak akses penggunaan internet di lingkungan perusahaan kepada karyawan harus atas persetujuan manager atasan langsung karyawan yang bersangkutan.

·         Setiap karyawan bertanggungjawab terhadap hak akses yang telah diberikan dan termasuk dalam pemanfaatannya.

·         Pengguna internet hanya digunakan untuk kepentingan perusahaan.

·         Perusahaan melakukan kontrol akses terhadap beberapa sumber daya(resource) dan situs-situs internet(website). Content(isi) yang di akses oleh karyawan menjadi tanggungjawab karyawan bersangkutan sesuai aturan perusahaan dan hukum yang berlaku di Indonesia.

·         Setiap perangkat lunak atau file yang diunduh (download) melalui internet ke jaringan perusahaan menjadi milik perusahaan. File tersebut atau perangkat lunak hanya dapat digunakan dengan cara-cara yang sesuai dengan ketentuan perusahaan lisensi dan hak cipta.

·         Setiap karyawan yang melanggar kebijakan ini dikenakan tindak indispliner termasuk tindakan penghentian hubungan kerja (dengan tetap mengacu pada UU/PP yang berlaku).

Penggunaan yang tidak di perkenankan:

·         Mengakses, meng-upload, download atau mendistribusikan pornografi, materi yang bermuatan seksual, ilegal, propaganda, politis, fitnah, pelecehan seksual, penghinaan, pencemaran nama baik, diskriminasi gender/ras, suku, agama, berjudi.

·         Melanggar peraturan atau undang-undang yang berlaku di Indonesia

·         Melakukan vandalisme atau pengrusakan properti individu lain atau organisasi lain.

·         Menyerang atau penyalahgunaan privasi orang lain

·         Melanggar hak cipta atau penggunaan materi tanpa izin intelektual

·         Menggunakan jaringan untuk keuntungan finansial atau komersial pribadi

·         Mengganggu perfoma jaringan (internet bandwitdh abuse)

·         Mendownload atau mendistribusikan software bajakan

·         Tidak diperbolehkan dengan sengaja menyebarkan virus, worm, trojan, house atau tools yang dilarang (trap-door tools code). Jika ada kesengajaan maka akan mendapatkan sangsi sesuai peraturan perusahaan.

·         Beberapa website atau resource yang menurut perusahaan berpotensi merugikan perusahaan, memberikan efek negatif terhadap kinerja karyawan, dan mengganggu produktifitas perusahaan yang akan dilakukan BLOCKING terhadap akses website atau resouce tersebut. Contoh: game online, situs jejaring sosial, video streaming.

No: IT_03

Nama Kebijakan: Keamanan Password(Password Security)

Objektif: Memberikan panduan pengelola password untuk menjaga keamanan dan integritas semua sistem bisnis perusahaan

Berlaku untuk: Semua karyawan

Panduan Utama: Menjaga keamanan sistem bisnis perusahaan yang mencakup perangkat lunak, perangkat keras, sistem e-mail, fasilitas jaringan dan aplikasi bisnis sangatlah penting dilakukan agar integritas data dan stabilitas sistem informasi perusahaan.

·         Perusahaan memberikan data password kepada karyawan yanh berhak untuk mengakses sistem informasi perusahaan berupa sistem operasi, jaringan aplikasi, email untuk mendukung kegiatan usaha perusahaan.

·         Setiap karyawan yang memperoleh password wajib menjaga kerahasian dan keamanan password

·         Setiap pengajuan pembuatan username bagi sistem informasi harus mendapatkan persetujuan dari atasan langsung minimal setingkat manager. Departemen IT akan memberikan default password yang HARUS segera diganti oleh karyawan yang menerimanya saat pertama kali mempergunakan default password tersebut dengan mengikuti ketentuan yang di jelaskan dalam “PEDOMAN PASSWORD”.

·         Departemen IT akan segera menghapus/menonaktifkan seluruh password dari karyawan dengan status mengundurkan diri(tidak tercatat lagi sebagai karyawan) atas permintaan dan pemberitahuan dari Departemen HRD.

·         Setiap karyawan yang melanggar kebijakan ini di kenakan tindakan indispliner termasuk tindakan penghentian hubungan kerja(dengan tetap mengacu pada UU/PP yang berlaku).

Pedoman Password:

Password haruslah tidak mudah ditebak oleh karyawan setiap karyawan harus mengikuti ketentuan pemberian/perubahan password sebagai berikut:

·         Jangan menggunakan bagian dari account identifier (nama pengguna, login ID, tanggal lahir, dan lain-lain).

·         Minimal 8 karakter atau lebih

·         Gunakan campuran antara angka, huruf besar, huruf kecil dan karakter khusus seperti “*&%#@!~.

·         Gunakan dua atau tiga kata pendek yang tidak ada kaitannya dengan username, nama, alamat atau nomor rumah, nomor kartu identitas, nomor telephone, hari ulang tahun.

Menjaga keamanan Password:

·         Gantilah password yang diterima dari Departemen IT segera.

·         Jangan beritahukan password anda kepada siapapun.

·         Jangan biarkan orang lain melihat anda pada saat anda memasukan password anda.

·         Jangan menampilkan atau menulis password anda di area kerja atau tempat lain yang terlihat.

·         Ubah password anda secara periodik(dianjurkan setiap 6 bulan) dan tidak mempergunakan password yang hendak di ganti (password lama). Gantilah password dengan yang sama sekali baru.

·         Jika anda meninggalkan terminal (PC atau Laptop) anda, maka pastikan anda melakukan log off atau lock screen atau shutdown untuk memastikan terminal (PC atau Laptop) anda tidak dalam keadaan terbuka(open).

No: IT_04

Nama Kebijakan: Standar PC Desktop dan Laptop pengguna dan hal lain yang terkait

Objektif: Memberikan pedoman standarisasi PC pengguna sesuai kebutuhan perusahaan

Berlaku untuk: Semua Karyawan

Panduan utama: Perusahaan memberlakukan standarisasi konfigurasi PC dan Laptop sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Ketentuan umum:

·         Departemen IT akan memberlakukan standarisasi konfigurasi hardware dan software untuk PC dan Laptop di kantor maupun kapal

·         Kebutuhan yang tidak megikuti standarisasi yang diberlakukan oleh Departemen IT dapat diberikan kepada karyawan dengan syarat mengajukan perubahan, penambahan atau pengecualian standarisasi yang telah di setujui oleh manager dan direksi yang bersangkutan

·         Karyawan tidak diperkenankan menambah atau mengurangi perangkat keras/lunak yang telah di sediakan perusahaan kecuali telah mendapatkan persetujuan Manager IT

·         Penggunaan perangkat keras atau perangkat lunak selain standar perusahaan akan menjadi tanggung jawab karyawan sepenuhnya.

·         Setiap karyawan yang melanggar kebijakan ini dikenakan tindakan indisipliner termasuk tindakan penghentian hubungan kerja (dengan tetap mengacu pada UU/PP yang berlaku).

PC Support

·         Departemen IT akan melakukan pemeliharaan terhadap semua PC desktop dan laptop perusahaan baik dikantor maupun kapal. Setiap karyawan di wajibkan memelihara dan menjaga dengan baik setiap perangkat keras dan perangkat lunak yang telah dipercayakan oleh perusahaan kepada karyawan untuk menunjang aktifitas kerjanya di perusahaan.

·         Jika mengalami masalah dengan PC/Laptop, pengguna diwajibkan untuk menghubungi tim helpdesk perusahaan dan kemudian tim helpdesk akan mengarahkan ke bagian PC support perusahaan. Pengguna tidak diperkenankan menentukan sendiri penyedia jasa perbaikan/servis PC/Laptop tanpa melalui persetujuan dari Manager IT

·         Perangkat pribadi yang dipergunakan untuk kepentingan perusahan tidak akan mendapatkan support dari Departemen IT

Pelatihan Karyawan:

·         Pelatihan(training) bagi karyawan baru untuk penggunaan PC, cara akses ke jaringan dan perangkat lunak atau aplikasi lainnya akan di berikan oleh bagian IT helpdesk

Prosedur Backup:

·         Setiap karyawan yang memiliki hak akses ke working folder server dapat menyimpan data di server file sharing tersebut. Setiap periode tertentu data yang ada di server akan melakukan prosedur backup. Data dan aplikasi yang ada di PC/Laptop tidak dilakukan backup. Jika anda ingin melakukan backup terhadap data-data atau aplikasi yang ada dimasing-masing PC/laptop yang anda gunakan, maka ikuti prosedur berikut:

o   Simpan file atau data yang merupakan data perusahaan ke working folder server yang telah disediakan oleh perusahaan (Departemen IT). Secara periodik folder tersebut akan dibackup oleh Departemen IT.

o   Tidak diperkenankan menyimpan file yang tidak ada hubungannya dengan kepentingan bisnis perusahaan.

·         Jika file atau data ada di PC/laptop dan file tersebut hilang atau rusak, hubungi Departemen IT untuk mengembalikan file tersebut. Departemen IT tidak menggaransi file tersebut bisa dikembalikan secara utuh

Anti Virus Software:

·         Perusahaan menggunakan software antivirus yang akan melakukan scanning secara otomatis terhadap seluruh PC/Laptop yang terhubung di jaringan perusahaan.

No: IT_05

Nama Kebijakan: Standarisasi Perangkat Lunak PC Desktop atau Laptop

Objektif: Menyediakan pedoman untuk proses pembelian, penggunaan dan instalasi perangkat lunak pada PC perusahaan.

Berlaku untuk: Semua Karyawan

Panduan utama: Perusahaan memberlakukan standarisasi perangkat lunak(software) PC dan laptop sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Penerapan:

1.      Kebijakan ini berlaku bagi semua karyawan perusahaan yang memiliki izin penggunaan perangkat lunak yang terinstall(terpasang) dalam PC desktop/laptop perusahaan.

2.      Tujuan standarisasi perangkat lunak sebagai berikut:

a)      Untuk membantu memastikan kompatibilitas aplikasi/perangkat lunak yang akan digunakan.

b)      Melakukan penataan administrasi yang lebih efektif

c)      Membantu dalam hal perencanaan penggunaan dan pembelian perangkat lunak dengan tujuan jangka panjang.

d)     Memastikan biaya pembelian yang lebih efektif

e)      Melakukan kontrol terhadap penggunaan dan pembelian perangkat lunak berlisensi.

f)       Memberikan dukungan teknis(support) yang lebih baik

3.      Permohonan pembelian perangkat lunak untuk keperluan diatas kapal wajib diberitahukan kepada Departemen IT sebelum diproses lebih lanjut oleh Departemen Teknik atau Nautik.

Tecnical Support:

1.      Dukungan (support) terhadap perangkat lunak hanya disediakan pada jenis perangkat lunak yang telah menjadi standard perusahaan. Contoh support terhadap Operating System Windows, Microsoft Office dan Antivirus.

2.      Dukungan (support) tidak akan diberikan untuk perangkat lunak yang tidak menjadi standard perusahaan, perangkat lunak yang dibeli secara pribadi, perangkat lunak dengan license trial dan perangkat lunak lainnya yang tidak termasuk dalam daftar perangkat lunak standar perusahaan. Pengunaan perangkat lunak diluar standar dilarang digunakan untuk seluruh karyawan.

3.      Aplikasi atau perangkat lunak ditentukan oleh Departemen IT. Perangkat lunak yang menyebabkan kendala/masalah pada computer atau jaringan perusahaan akan di hapus (remove/uninstall).

Peran Departemen IT dalam Pembelian & Penggunaan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak:

1.      Membantu perusahaan dalam hal evaluasi dan solusi terhadap perangkat lunak.

2.      Bertindak sebagai penghubung dan penentu spesifikasi perangkat lunak dan perangkat keras antara vendor dan perusahaan.

3.      Merekomendasikan dan mengevaluasi tugas, pekerjaan dan fungsi yang akan dicapai dalam hal pengunaan atau pembelian perangkat lunak baru.

4.      Membantu memberikan persyaratan dan spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak.

5.      Melakukan installasi, troubleshooting dan maintenance terhadap perangkat lunak standar yang digunakan oleh perusahaan.

6.      Memastikan dipatuhinya kebijaksanaan penggunaan hardware dan software perusahaan oleh semua pengguna perangkat keras/lunak.

7.      Jika ada kebutuhan perbaikan program yang dilatarbelakangi program tidak mengakomidir bisnis proses perusahaan maka kepala Departemen yang bersangkutan wajib mendiskusikan dengan Departemen IT dan mengisi form user request dan ditandatangani oleh kepala Departemen sebelum program dikembangkan. Langkah yang akan dilakukan Departemen IT:

a.       Identifikasi permasalahan

                                                                         i.            Melalui meeting dengan key user

                                                                       ii.            Mengumpulkan contoh data input yang dibutuhkan

                                                                     iii.            Mengumpulkan contoh laporan

                                                                     iv.            Mempelajari proses bisnis secara manual.

b.      Melakukan analisa dan design dalam bentuk user request form

                                                                    i.            Membuat design flow proses bisnis

                                                                  ii.            Analisa impact terhadap system yang ada

                                                                iii.            Membuat kesepakatan jadwal penyelesaian

c.       Development

                                                                    i.            Membuat prototype program

                                                                  ii.            Melakukan Quality Control (testing dan eror program).

                                                                iii.            Mempresentasikan program

                                                                iv.            Perbaikan program sesuai hasil presentasi

                                                                  v.            Melakukan Quality Assurance

                                                                vi.            Membuat user manual

d.      Implementasi

                                                                    i.            Pilot program

                                                                  ii.            Periode penungguan atas implementasi

                                                                iii.            Project selesai

Daftar perangkat lunak yang telah di-standarisasi:

1.      Operating System antara lain Windows 8 Enterprise atau Windows 7

2.      Microsoft Office 2013

3.      Sophos Antivirus

4.      Acrobat Reader(viewer free edition)

5.      7 zip atau built in Windows Archiver/Extractor

6.      Perangkat Lunak internal (inhouse application APOL)

7.      Perangkat Lunak lain yang telah lulus uji dari Departemen IT(uji kompatibilitas dan uji penggunaan tipe license).

Permintaan untuk PC hardware atau Perangkat Lunak Non-Standar

1.      Buat permintaan di form PR dan sebutkan PC hardware atau perangkat lunak yang tidak ada pada daftar standar. Form harus mendapatkan persetujuan dari atasan langsung dan sebutkan tujuan dari penggunaan PC hardware atau perangkat lunak yang tidak masuk dalam daftar standard perusahaan(non standart software)

2.      Untuk kasus tertentu dan penggunaan perangkat lunak tersebut benar-benar diperlukan, pemberian izin, penggunaan perangkat lunak non standar dapat diberikan dengan syarat tertentu. Installasi menunggu uji kompatibilitas, usulan pembelian perangkat lunak dan uji tipe lisensi dari Departemen IT.

No: IT_06

Nama Kebijakan: Spesifikasi Perangkat PC dan Laptop

Objektif: Memberikan pedoman penggunaan dan pembelian dengan spesifikasi standarisasi PC dan Laptop sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Berlaku untuk: Semua karyawan yang berhak menggunakan sarana kerja PC/Laptop.

Ketentuan Umun:

·         Departemen IT akan memberlakukan standarisasi spesifikasi perangkat keras PC dan Laptop

·         Penggunaan perangkat keras/lunak selain standar spesifikasi perusahaan akan menjadi tanggung jawab karyawan sepenuhnya

·         Departemen IT bertanggung jawab terhadap semua instalasi perangkat keras dan karyawan dilarang memodifikasi, memutuskan, menyambung atau memindahkan perangkat keras tanpa sepengetahuan Departemen IT

·         Setiap karyawan yang melanggar kebijakan ini dikenakan tindakan indisipliner termasuk tindakan penghentian hubungan kerja(dengan tetap mengacu pada UU/PP yang berlaku)

Spesifikasi Perangkat Keras:

            Spesifikasi perangkat keras PC

Spesifikasi	Deskripsi
Operating System	Windows 8 Enterprise 64 bit
Processor	Intel CoreTM I3-2130 processor(3.30GHz, 3M 1333 Mhz FSB?
Chipset	Intel H61 Express Chipset
System Memory	4 GB (2GBx2) DDR3 1066 MHz SDRAM(dual-channel support on two DIMMs) support up to 8 GB
Hard drive	500 GB Serial ATA hard disk
Optical Drive DVD	None
Graphics	IntelR integrated graphics solution, featuring. Intel core HD Graphics. Intel core Dynamic Video Memory Technology(intel core DVMT) support. Microsoft DirectX 10 support
Audio	Embedded high-definition audio with 5.1 –channel surround sound support
Speaker	Internal speaker
Networking	Gigabit Ethernet
Modem	None
I/O Ports	Front: ·         Four USB 2.0 ports ·         Hight-definition headphone and microphone jacks back ·         Six USB 2.0 ports ·         PS/2 keyboard and mouse ports ·         Ethernet(RJ-45) PORT ·         Three audio ports ·         VGA port ·         DVI-D port ·         Serial port ·         Parallel port
I/O Expansion	Low-profile riser slots: PCL Express 2.0 x16slot PCL Express 2.0 x1 slot
Dimensions	101.5(W) X 396.84(D) X 266.5(h) mm (with bezel)
Power Supply	220 W
System Compliance	PC 2001
Certification	FCC, CE, MET, Nemko(CB & GS)
Special Keys & Controls	Acer USB Keyboard and mouse
Warranty	3(three) years spare part and labour

Kepemilikan Perangkat Keras:

·         Seluruh perangkat keras dari perusahaan adalah milik perusahaan dan hanya diberikan kepada karyawan yang berhak menerima sesuai dengan jabatan, tanggung jawab dan keperluan untuk mendukung pekerjaan karyawan yang bersangkutan.

·         Karyawan wajib memelihara dan menjaga perangkat keras yang diberikan oleh perusahaan dan hanya digunakan untuk kepentingan perusahaan. Kehilangan atau kerusakan yang ditimbulkan menjadi tanggung jawab karyawan

Kategori karyawan penerima perangkat keras

·         Laptop hanya diberikan ke manager ke atas atau karyawan yang banyak melakukan kegiatan dinas luar kota. Untuk jabatan dibawah manager jika hendak diberikan laptop harus mendapatkan persetujuan dari perusahaan(menilai perlu pemberian laptop) kepada karyawan yang bersangkutan. Selain dari itu menggunakan perangkat keras PC

·         Perangkat keras PC/Laptop hanya digunakan bagi karyawan yang dinilai perusahaan memerlukan perangkat keras sebagai sarana kerja dan sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan sesuaikan dengan tanggung jawab dan keperluan perusahaan. Contoh Office Boy, driver adalah bagian yang tidak perlu mendapatkan perangkat keras.

Prasyarat Pembelian Perangkat Keras:

·         Perangkat keras menggunakan spesifikasi di atas

·         Pembelian PC tidak otomatis beserta dengan LCD Monitor.

·         Pembelian sepasang perangkat PC + LCD monitor hanya diberikan jika:

o   Merupakan pengadaan pembelian perangkat keras baru, sebelumnya tidak ada (new request).

o   Monitor yang lama sudah rusak dan dapat dibuktikan secara fisik maupun administrasi bahwa perangkat monitor benar-benar rusak(replacement status)

·         Prasyarat jika merupakan pembelian baru(new request):

o   Buat permohonan pengadaan

o   Jelaskan status dan alasan pembelian baru untuk posisi dan nama karyawan yang dimaksud

·         Prasyarat jika pembelian untuk pengganti asset(replacement):

o   Mengisi dan mengajukan Form

o   Karena merupakan asset replacement maka fisik asset yang telah mengalami kerusakan wajib dikirimkan ke IT Head Office disertai dengan dokumen berita acara kerusakan asset yang telah ditandatangani oleh karyawan yang menerima asset tersebut, atasan langsung dan IT(sebagai pemeriksa asset)

No:IT_07

Nama Kebijakan: Akses Jaringan(Network Access)

Objektif: memberikan pedoman komunikasi data dan suara(telepon) dikantor pusat dan kantor cabang untuk keperluan atau kepentingan perusahaan.

Berlaku untuk: Semua karyawan

Ketentuan umum:

·         Perusahaan menyiapkan sarana Wide Area Network sehingga kantor pusat dan kantor cabang bisa bergabung dalam satu network untuk mengakses perangkat lunak atau berkomunikasi lewat suara(telepon)

·         Perusahaan menyiapkan sarana Local Area Network sehingga antar komputer dalam satu cabang bisa saling terhubung dan memudahkan implementasi perangkat lunak.

·         Seluruh PC/Laptop daoat mengakses jaringan perusahaan (network) sesuai dengan profil pengguna yang telah diatur oleh kebijakan akses sistem informasi perusahaan.

·         Karyawan tidak diperkenankan membawa dan menyambungkan peralatan dari luar kantor yang bukan milik perusahaan ke dalam jaringan perusahaan.

·         Setiap karyawan wajib menjaga keamanan akses ke jaringan sesuai ketentuan perusahaan(lihat pada kebijakan keamanan password)

·         Setiap karyawan yang melanggar kebijakan ini dikenakan tindakan indisipliner termasuk tindakan penghentian hubungan kerja(dengan tetap mengace pada UU/PP yang berlaku).

Penggunaan yang diperkenankan:

·         Setiap PC/Laptop yang sudah diberikan akses ke jaringan perusahaan diwajibkan bertanggung jawab bahwa data akan digunakan dengan efektif untuk menunjang pekerjaan.

Penggunaan yang tidak diperkenankan:

·         Memindahkan data perusahaan ke pihak lain yang berpotensi merugikan perusahaan.

·         Mengindakan aturan Departemen IT antara lain:

o   Game online

o   Tidak mentaati petunjuk Departemen IT saat maintenance jaringan

o   Dengan sengaja atau tidak sengaja merubah konfigurasi network

o   Dengan sengaja atau tidak sengaja memutuskan kabel network

·         Akses perangkat lunak tidak sesuai dengan form yang sudah dibuat

·         Mencoba mengakses server dari jaringan dan mengubahnya.

Kerahasiaan:

·         Semua informasi dalam jaringan baik di server maupun client adalah milik perusahaan.

·         Perusahaan memberikan hak untuk mengakses segala isi data dan informasi dalam jaringan dan perusahaan, mempercayainya, dengan keputusan bahwa bagian dari bisnis yang harus dilakukan.

No: IT_08

Nama Kebijakan: Akses USB

Objektif: memberikan pedoman penggunaan USB flash

Berlaku untuk: Semua karyawan

Ketentuan umum:

·         USB flash adalah tempat menyimpan data sementara untuk memindahkan source data dari komputer perusahaan dan dengan pertimbangan kemudahan membawa data untuk kebutuhan bisnis perusahaan maka USB flash bisa digunakan.

·         Ketentuan USB policy sebagai berikut:

o   Akses USB port hanya diberikan untuk level supervisor keatas

o   USB flash digunakan bersama oleh supervisor dan timnya.

o   Tanggung jawab keamanan data adalah di departemen masing-masing

o   Penyalahgunaan USB flash akan dikenakan sangsi sesuai peraturan perusahaan

·         Setiap karyawan yang melanggar kebijakan ini dikenakan tindakan indisipliner termasuk tindakan penghentian hubungan kerja(dengan tetap mengacu pada UU/PP yang berlaku).